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契約書管理の基本事項
契約書の管理は、企業や個人がリスクを回避し、法的なトラブルを防ぐために重要です。以下に契約書管理の基本事項を説明します。
契約書の管理は、適切に行うことで法的リスクを軽減し、業務の効率化や信頼性向上につながります。クラウド技術や契約管理ツールを積極的に活用しながら、基本的な管理手法を守ることが重要です。
1. 契約書管理の目的
- 証拠の保持：契約内容を明確にし、万が一の紛争時に証拠として使用できるようにする。- 履行の確認：契約条件が正確に履行されているかを監視する。
- リスク回避：契約更新期限や解除条件を把握し、意図しないリスクを回避する。
- 業務効率化：必要な契約書を迅速に取り出せるようにし、管理負担を軽減する。
2. 契約書管理の基本ステップ
① 契約書の作成と締結- 契約締結前に内容を十分に確認し、誤りや抜けがないようにする。
- 双方の署名または押印を完了させ、法的に有効な状態にする。
② 契約書の保管
- 紙の保管
- 耐火性のあるキャビネットや金庫に保存。
- ファイルごとにインデックスやラベルを付け、検索性を高める。
- 電子データの保管
- スキャンしてPDF形式で保存。
- デジタル署名やタイムスタンプを活用して改ざん防止。
- クラウドストレージや契約管理システムを利用。
③ 契約情報の整理
- 契約書の情報を以下の項目ごとに整理する：
- 契約書番号または識別コード
- 契約の相手方
- 契約日
- 契約の内容概要
- 有効期限、更新日、解除条件
④ 契約期限と更新の管理
- 契約の有効期限を管理し、更新や解約が必要なタイミングを見逃さないようにする。
- リマインダー機能を持つ管理システムやカレンダーを活用する。
⑤ 契約書の適切なアクセス権限設定
- 契約書の内容が漏洩しないよう、アクセスできる人を限定する。
- 電子データでは、閲覧・編集権限を設定する。
⑥ 契約書の定期見直し
- 期限切れや不要になった契約書を整理する。
- 保管する契約書のうち、法律や規制変更に応じて修正が必要なものを特定し、対応する。
3. 契約書管理の注意点
① 原本とコピーの区別- 紙の場合、署名済みの原本は厳重に保管し、業務用にはコピーを使用。
- 電子データでは、署名済みのスキャンデータを原本とする。
② 法律に基づく保存期間の確認
- 法律や規制に基づく保存期間を遵守する（例：商法や税法で最低10年間の保存義務など）。
③ 改ざん防止策
- 紙の場合、改ざんが難しい保管環境を確保。
- 電子データでは、タイムスタンプやブロックチェーン技術を活用。
④ バックアップの実施
- 災害やシステム障害に備え、定期的にバックアップを行う。
- オフラインとオンライン両方でバックアップを保持。
4. 契約書管理を効率化するツール
契約管理システムの活用- 契約のライフサイクル（作成、締結、保管、更新）を一元管理できるシステムを導入すると効率化が図れる。
- 代表的な機能：
- 自動リマインダー
- 契約内容の全文検索
- 契約状況の可視化
クラウドストレージの利用
- Google Drive、OneDrive、Boxなどのサービスを利用して安全かつ効率的に保管。
- アクセス権限や共有機能を活用して適切に管理。
5. 契約書管理のベストプラクティス
- 定期的に契約書管理の運用方法を見直し、最新の法律や規制に適応させる。- 契約管理担当者を指定し、責任を明確化する。
- 社内で契約書管理の重要性を共有し、全員が適切に運用できるように教育を行う。